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Destruction ou conservation des documents support papiers ?

Il y a plusieurs possibilités qui doivent être appréhendées suivant l’importance du document à la fois aux yeux de l’entreprise mais aussi à ceux de la loi, de la réglementation.

Faut-il tout conserver touts les documents, la réponse est non, ça n’aurait aucun sens. Mais prenons un exemple d’une offre de service standard non sollicité d’un prestataire, elle pourra être détruite, mais si vous receviez suite à cette offre standard un devis particulier que vous avez demandé, il faudra le conserver et conserver tous les documents qui ferons partie de la chaîne de gestion décisionnel pour la relation dans cette affaire avec ce fournisseur.

Cette notion de je garde ou pas n’est pas en fonction du bon vouloir de l’entreprise mais découle de la loi, de la réglementation, qui évolue mais qui à ce jour est celle-ci. Ceci n’est qu’un exemple, il y a de grands principes à respecter qui deviennent très rapidement des automatismes et pour les cas posant question notre service d’infogérance GED vous assistera.

Quels risques si nous décidions malgré tout de détruire un document d’importance ?
En cas de contrôle administratif la production du document scanné, suivant son importance aux yeux de l’administration peut être rejeté pour une question touchant au risque de non intégrité du document produit, rappelons-nous la notion de valeur probante et le fait qu’un document papier scanné ne peut pas être traité avec cette notion et qu’il est considéré comme une copie numérisée, pas comme un original, à ce jour…

Idem dans le cadre d’un contentieux avec un fournisseur, un client; un tribunal appuiera sa décision sur les documents originaux.

Pour mémoire un document électronique quelque soit son contenu ( contrat d’affaires, de travail, pacte d’actionnaire, statuts, factures…) signé  avec une signature électronique et un horodatage électronique aura valeur probante devant un tribunal.